Cara Membuat mail merge di ms word menggunakan data excel untuk label undangan dan surat masal

Mail merge adalah salah satu fitur yang disediakan oleh hampir semua versi microsoft word baik microsoft word 2007, 2010, ms word 2013 maupun word 2016.

Jika anda pemula anda mungkin akan seditit bertanya mengenai mail merge ini, karena saya pun dulu ketika pertama kali mengenalnya sempat sedikit bingung apa itu mail merge dan apa fungsinya, namun setelah mencoba fungsinya baru paham ternyata fungsi mail merge itu sangat luar biasa.

Mail merge (menggabungkan surat) merupakan sebuah fitur yang disediakan oleh microsoft word yang berfungsi untuk membuat surat masal atau surat yang akan ditujukan kepada nama dan alamat berbeda dalam jumlah yang banyak dengan sangat mudah dan cepat.

Untuk memahami mail merge, bayangkan saja misal anda diminta untuk membuat surat undangan rapat yang harus anda bagikan ke 100 orang agar mereka bisa menghadiri rapat.

Tentu saja walaupun isi surat sama, nama dan alamat surat pasti berbeda betul !,


Ketika membuat surat seperti itu, maka ada banyak alternatif cara membuatnya diantaranya:

1. Membuat satu lembar surat pada dokumen microsoft word, lalu print satu kali-satu kali, setiap kali sebelum diprint ganti nama dan alamat surat sesuai dengan nama undangan.
2. Membuat surat dengan jumlah lembar dokumen ms word sesuai dengan jumlah undangan rapat dimana setiap satu lembar surat sudah dimasukkan nama dan alamat undangan.

Cara di atas tentu saja kurang efektif, karena pengerjaannya akan memakan waktu dan tenaga, jika 1, 2, 3 surat mungkin akan mudah, namun bagaimana jika 100 atau 1000 surat, tentu akan repot kita,

Nah cara terbaik yang paling praktis dan mudah adalah dengan memanfaatkan fitur mail merge.

Dengan menggunakan mail merge membuat surat masal seperti itu cukup dengan 3 langkah sederhana saja yaitu:

1. Membuat 1 lembar surat
2. Menyediakan daftar nama dan alamat undangan, data bisa dibuat menggunakan table microsoft word atau menggunakan ms excel.
3. Mengaitkan surat dengan data undangan
4. Print Surat, secara sekaligus.

Dengan menggunakan mail merge, walaupun surat yang dibuat hanya di 1 lembar dokumen ms word, jumlah lembar dokumen ms word akan otomatis menjadi banyak sesuai dengan jumlah data undangan  yang kita tulis di excel, dimana setiap surat akan memiliki nama dan alamat undangan berbeda-beda sesuai dengan data nama undangan.

Oh ya, selain membuat surat undangan masal, mail merge juga banyak digunakan ketika kita ingin membuat label undangan agar pembuatan label undangan lebih cepat dan rapi.

Cara Membuat mail merge di ms word menggunakan data excel untuk label undangan dan surat masal

Langkah-langkah menggunakan mail merge untuk membuat surat masal dengan menggunakan sumber data dari microsoft excel adalah sebagai berikut:

Langkah # 1: Siapkan data Excel

Langkah pertama yang harus anda lakukan adalah menyiapkan data yang berisi nama dan alamat di microsoft excel.

a. Buka microsoft excel

b. Buat Daftar nama dan alamat seperti terlihat pada gambar di bawah ini:

c. Simpan file excel di komputer anda dan ingat lokasi penyimpanannya jangan sampai lupa, file excel yang berisi nama dan alamat ini nanti akan dihubungkan dengan surat di ms word, jangan lupa juga mungkin data excel anda akan berguna di kemudian hari jadi simpan baik-baik.

Langkah #2: Buat Surat di MS Word

Selanjutnya setelah anda menyiapkan data di ms excel adalah membuat surat di microsoft word, sebagai contoh kurang lebih kelihatan seperti gambar di bawah ini:

Surat di atas, isi surat sama namun nama dan alamat akan berbeda sesuai kepada siapa surat akan ditujukan,

Oleh karena itu untuk nama dan untuk alamat kita akan ambil datanya dari microsoft excel dihubungkan dengan menggunakan fitur mail merge.

Langkah #3: Aktifkan Fitur mail merge

Setelah anda menyiapkan data nama undangan dan menyiapkan format suat, selanjutnya adalah menghubungkan surat di ms word dan data di microsoft excel menggunakan mail merge.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

a. Buka surat anda di microsoft word.

b. Pilih menu Mailing > mail merge > leters

c. Setelah itu Pilih menu Mailing > Select Recipients >Use existing List...

d. Kemudian pilih file excel yang berisi data nama undangan yang sudah anda siapkan sebelumnya

Misal nama file excel yang saya gunakan namanya adalah data pegawai.xlsx, kemudian tekan open.

 Kemudian pilih Sheet$1, karena kebetulan data pegawai sebelumnya yang saya buat di excel ada di sheet$1, lalu OK.

e. Selanjutnya Arahkan kursor di bagian yang ingin diisi dengan data dari excel,

Untuk kasus ini adalah data nama dan alamat yang ingin di undang.

Untuk mengisi Nama, letakan kursor di bawah tulisan Kepada Yth, hapus jika ada tulisan disana, lalu pilih menu Mailing > Insert Merge Field > pilih Nama., sehingga muncul  <<Nama>>

Untuk Mengisi Alamat, letakan kursor di bawah tulisan Di, hapus tulisan disana jika ada, lalu pilih menu Mailing > Insert Merge Field > pilih Alamat, sehingga akan muncul  <<Alamat>>

Sehingga hasilnya kelihatan seperti gambar di bawah ini:

contoh mail merge.

Sampai langkah di atas, proses mail merge menghubungkan surat di ms word dengan data excel sudah berhasil.

Langkah #4: Cetak / Print Surat Undangan

Jika proses di atas selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah mencetak surat undangan mail merge.

Untuk mencetak surat undangan yang menggunakan mail merge caranya adalah sebagai berikut:

Cara 1:

Pilih menu Mailing > Finish & Merge > Edit individual document.

Maka akan terbuka dokumen baru yang berisi sejumlah lembar dokumen dengan data nama dan alamat penerima berbeda-beda, anda bisa mengeditnya jika diperlukan.

Anda bisa melakukan print disana dengan memilih menu File > Print.

Cara 2:

Cara kedua untuk mencetak dokumen mail merge adalah melalui menu Mailing > Finish & Merge > Print Documents...

Pilih opsi yang tersedia;

• All, untuk mencetak seluruh dokumen surat
• Current Record, mencetak halaman dimana kursor berada.
• From.... to...., mencetak halaman tertentu

Menurut saya untuk print dokumen mail merge, lebih baik memilih cara 1, agar dokumen yang ingin diprint dapat terkontrol.

Oh ya, selain membuat surat undangan masal, mail merge juga banyak digunakan ketika kita ingin membuat label undangan agar pembuatan label undangan lebih cepat dan rapi.

Itulah mengenai Cara Membuat mail merge di ms word menggunakan data excel untuk label undangan dan surat masal

Share this post