Cara Mudah Membuat Label Undangan Otomatis di MS Word

Saat ini surat undangan baik itu undangan pernikahan, khitanan, undangan rapat pertemuan maupun undangan lainnya biasanya menggunakan sebuah label khusus untuk mencantumkan nama dan alamat tamu undangan yang bisa ditempel di kertas undangan tersebut, label undangan biasanya semacam kotak-kotak stiker tempel berwarna putih yang bisa kita beli di toko-toko buku dan alat tulis degan ukuran yang bermacam-macam, nama tamu dan alamat tamu undangan bisa kita tulis pada label tersebut, bisa secara manual ataupun menggunakan aplikasi komputer. namun yang paling cepat dan rapi adalah menggunakan komputer dengan bantuan aplikasi ms word.

Label Undangan

Membuat tulisan untuk label undangan di ms word sebenarnya sangatlah mudah, tapi sayangnya banyak orang yang belum bisa memanfaatkan kehebatan teknologi aplikasi ms word untuk membuat label undangan, sehingga banyak yang masih mengandalkan cara manual, memang tidak masalah jika tamu undangan yang akan ditulis jumlahnya sedikit, namun tentu akan kerepotan manakala tamu undangan berjumlah ribuan atau lebih, tentu prosesnya akan lama sekali jika harus ditulis satu-persatu secara manual, oleh karena itu cara terbaik, praktis, cepat dan mudah untuk menuliskan nama dan alamat tamu undangan di label tentu saja menggunakan komputer dengan bantuan aplikasi ms word.

Di artikel kali ini saya akan jelaskan bagaimana cara mudah membuat label undangan di ms. word sehingga anda bisa membuatnya sendiri ketika ingin mencetak label undangan untuk undangan pernihakan, khitanan maupun undangan pertemuan lainnya.

Cara Mudah Membuat Label Undangan Otomatis di MS. Word

Memang ada banyak alternatif cara membuat label undangan, namun cara ini adalah cara paling praktis dan cepat untuk membuat label undangan.

Untuk membuat label undangan di komputer aplikasi yang biasanya digunakan adalah aplikasi ms. word dan ms. excel, baik versi 2003, 2017, 2010,2013 maupun aplikasi ms office terbaru. mas word digunakan untuk membuat format label undangan dan memformat bentuk dan warna tulisan, sedangkan ms excel digunakan untuk mencatat dafar nama dan tamu undangan. Fitur yang akan kita gunakan di microsft word untuk membuat label undangan adalah fitur mail merge yang sudah tersedia dan siap digunakan.

Untuk mencetak label undangan silahkan gunakan komputer yang sudah terinstal didalamnya microsoft office (word maupun excel), dan juga sebuah printer untuk mencetak label undangan.

Adapun langkah-langkah membuat label undangan adalah sebagai berikut:

Langkah #1- Beli dulu lembaran stiker undangannya di toko-toko buku setempat

Saat ini striker label undangan sudah banyak tersedia di toko-toko buku dan alat tulis, katakan saja ingin membeli stiker untuk label undangan. nanti anda akan dikasih pilihan, silahkan pilih ukuran label yang sesuai dengan yang dibutuhkan.

Langkah #2 - Buka aplikasi ms word, dan buat dokumen baru.

Silahkan untuk membuat dokumen baru di microsoft word, anda pasti tau caranya.

Langkah #3 - Atur Ukuran dan Margin Kertas

Silahkan ukur lebar dan tinggi stiker label undangan yang anda sudah beli, dan ukur juga margin batas atas, kiri, bawah dan kanan, setelah ukurannya diketahui  silahkan atur dokumen microsoft word agar ukurannya dan juga marginnya sesuai dengan kertas undangan.

Untuk mengatur ukuran kertas:
Pilih menu Page Layout > kemudian pilih tombol Size, pada menu yang muncul kemudian pilih sub menu paling bawah More Paper size..."
kemudian silahkan masukan di kotak isian width untuk lebar dan height untuk tingginya, jangan ditutup dulu

Untuk mengatur Margin (batas atas, kiri, bawah dan kanan) kertas:
Kemudian pada dialog page setup pilih tab margin, dan silahkan atur ukuran untuk, TOP atas, Left samping, Bottom bawah, dan right kanan, sesuaikan dengan ukuran margin kertas undangan yang sudah anda ukur sebelumnya. kemudian tekan tombol ok.

Langkah #4 - Membuat table sesuai ukuran

Buat Table dengan jumlah kolom dan baris sesuai dengan kertas stiker label undangan, misal jika undangan memiliki 3 kolom dan 4 baris, maka silahkan buat table dengan 3 kolom dan 4 baris.

a. Sebelum membuat table klik dan arahkan kursor pada sudut paling kiri atas dokumen, kemudian pilih menu insert > table, silahkan buat table dengan 3 kolom 4 baris, hanya contoh, table akan tampil pada dokumen.

b. Arahkan mouse ke garis table paling bawah, klik dan tahan mouse, kemudian Tarik garis table ke bawah batas dokumen.

Seleksi seluruh table menggunakan mouse, sementara table dalam kadaan terseleksi pilih menu layout >  klik tombol distribute rows dan distribut coumn, tujuannya agar lebar setiap kolom dan barisnya sama.

c. Table masih dalam keadaan terseleksi, tekan juga tombol alignment untuk mengatur posisi text, dan pilih salah satu tombol untuk mengatur agar text ditengah-tengah setiap kotak dalam table.

d. Buat garis-garis table agar kelihatan transfaran
Table masih dalam keadaan terseleksi, silahkan pilih menu Home > pilih format border, pilih No Border seperti gambar di bawah ini:

Maka Hasilnya akan terlihat seperti di bawah ini:

Format label Undangan

Langkah #5 - Membuat daftar Nama dan Alamat

Sekarang buka aplikasi microsoft excel, kemudian tulis data nama dan alamat orang yang akan diundang seprti terlihat pada gambar di bawah ini

Simpan di tempat yang mudah di akses daftar alamat yang sudah anda buat, misal kasih nama file daftar-undangan.xlsx

Langkah #6 - Lakukan Mail Merge
Mail merge digunakan untuk menggabungkan data alamat di ms excel yang sudah dibuat dengan ms. word dengan format label undangan, agar nama-nama yang yang sudah dibuat di ms-excel secara otomatis bisa muncul di ms-word pada format label undangan.

Kembali ke dokumen ms-Word untuk format undangan, untuk melakukan mile merge.

a. Pilih menu mailing > Tekan tombol Start Mail Merge > kemudian pilih Leters

b.  Tekan tombol Select Receipents > pilih Use Existing Lists.. Pada dialog yang terbuka kemudian cari dan pilih file daftar-alamat.xlsx yang sudah kita buat di microsoft excel sebelumnya.

c. Arahkan kursor di table, kolom 1 baris ke 1, kemudian tekan tombol Insert Merge Fields > pilih Nama, setelah text masuk silahkan enter agar kursor ke bawah text, tekan lagi tombol Insert Merge Fields > pilih Alamat, tekan enter lagi agar kurser ke bawah text, tekan tombol rules > pilih Next Record, kopikan tuliasan untuk semua cell table.

Hasilnya terlihat seperti gambar di bawah ini:

Format label undangan

Jika mau silahkan sesuaikan format jenis tulisan ukuran tulisan dan juga warna tulisan sesuai dengan yang anda inginkan.

Langkah #7 - Test dan Cetak Hasilnya

Test
Untuk melihat hasilnya, pilih menu mailing > kemudian tekan tombol Review Result, sebelah kanan,

Maka anda akan melihat tampilan daftar nama yang kita buat di ms excel, akan tampil di dokumen microsoft word, untuk melihat nama lainnya silahkan tekan tombol arah panah dan arah kiri di samping tombol di atas.

Print atau Cetak
Untuk mencetak label undangan yang sudah kita buat, silahkan tekan menu mailing > kemudian tekan tombol Finish Merge, kemudian pilih menu Print Dokumen untuk langsung mencetaknya, atau  tekan tombol Edit Individual dokumen, untuk melihat pada mode editor, data alamat akan tampil seluruhnya secara otomatis di beberapa dokumen sesuai dengan jumlah nama terdaftar dan anda bisa langsung mencetaknya.


Demikian artikel tentang tutorial langkah-langkah cara cepat untuk membuat label undangan otomatis di ms word, semoga bermanfaat

Share this post